 Archiviazione ottica: definizione
L'Archiviazione ottica (qui un esempio) è il passaggio dei documenti dal formato analogico cartaceo a quello digitale, al fine di avviare un processo di conservazione sostitutiva . Spesso viene denominata anche come dematerializzazione dei documenti, proprio per indicare che l'era della carta è sul viale del tramonto. La riduzione della carta, infatti, oltre a portare ingente risparmio economico alle imprese, agli enti pubblici e ai professionisti di ogni settore, ha reso più agevole e veloce la consultazione delle informazioni. I supporti ottici, infatti, consentono l'archiviazione immediata.
L'efficacia legale dei documenti digitali resta intatta: l'importante è che i documenti informativi risultino integri e che parametri quali provenienza, integrità e identità di chi ha creato il documento siano ben chiari.
Come viene effettuato il procedimento di archiviazione ottica?
Il passaggio da un documento analogico, quale può essere un contratto, una fattura, una tesi di laurea ad uno digitale avviene attraverso l'utilizzo di uno scanner, la cui mission di fondo consiste nel permetterti di visualizzare le informazioni dal supporto cartaceo al computer, per poi favorire l'archiviazione su supporti fisici, quali chiavette USB, hard disk esterni o CD, oltre che sui servizi cloud, noti come storage online (Dropbox è ad esempio tra i più conosciuti insieme a Google Drive o a iCloud).
Per ciò che concerne la scansione dei documenti mediante scanner, sono sostanzialmente due le modalità per centrare appieno quest'obiettivo:
- scansione dei documenti tramite ocr (optical character recognition - riconoscimento ottico dei caratteri): tocca al software identificare e riconoscere i caratteri del documento e inserirli in un editor di testo, come Microsoft Word. I progressi della lettura ottica del file, specie negli ultimi anni, sono stati notevoli. Tuttavia, la qualità della stampa e il livello di conservazione del testo finiscono inevitabilmente per incidere sul risultato ottenuto. Il più delle volte sono necessarie delle correzioni;
- scansione per immagine: questo procedimento fa sì che il documento analogico venga trasformato in un'immagine, dove il testo viene comunque preservato.
L'importanza della classificazione e della fascicolazione dei documenti
Il principale vantaggio dell'archiviazione ottica sta nel fatto che si risparmia sulla carta, sull'inchiostro, sullo spazio, sulle ore di lavoro delle persone: questa integrazione digitale ha aumentato non solo la produttività individuale, ma anche quella aziendale, permettendo a tutti di lavorare in modo più efficace. Scrivere, stampare, firmare, spedire, fare la fotocopia, archiviare costituiscono infatti tutta una serie di operazioni che costano tempo, denaro e risorse. In più, c'è anche il rischio che il documento in formato cartaceo si danneggi in fase di utilizzo.
Avere un archivio elettronico è assai vantaggioso, visto che essere facilmente consultato a distanza e da terze parti.
Ad agevolare la sedimentazione dei documenti prodotti dall'ente amministrativo di turno ci pensano la classificazione e la fascicolazione. Soltanto in questo modo, sia l'amministrazione che il cittadino hanno l'opportunità di accedere alle informazioni.
In Italia c'è ancora molto da fare in questo campo. Archivi e scaffali pieni di faldoni e di documenti cartacei, specie nella pubblica amministrazione, ce ne sono ancora a iosa. Occorre un processo di digitalizzazione ancora più spinto. |
