 Il noleggio di fotocopiatrici e stampanti sta diventando una pratica sempre più diffusa non solo nel mondo aziendale ma anche in tutte quelle attività commerciali che con queste macchine ci lavorano e ci fanno business.
Tutti coloro che in passato che hanno comprato una fotocopiatrice, anche a colori o una stampante sono sicuramente al corrente di quanto sia oneroso un tale acquisto e su quanto sia onerosa la manutenzione.
Spesso chi effettua il noleggio di fotocopiatrici affitta anche tutta una serie di altri macchinari come ad esempio: fax, plotter, copiatrici per ampi volumi di stampa, stampanti laser a colori e in b/n, fotocopiatrici a colori e in bianco e nero. Vengono noleggiati anche grandi sistemi software utili a gestire i documenti digitalizzandoli.
Per poter stabilire qual è la macchina da prendere a noleggio bisogna innanzitutto stabilire quali sono i Volumi di copie da copiare o stampare e qual è la frequenza di utilizzo.
A seconda dei volumi di carta lavorate le fotocopiatrici vengono classificate.
Se il volume è di tipo personale - fotocopiatrice fianco scrivania. Per gli uffici invece la distinzione è tra basso, medio e alto volume
Funzionamento delle ultime fotocopiatrici a noleggio
Diventati oramai superati e obsoleti i vecchi copiatori analogici le aziende si stanno sempre di più orientando verso la scelta di fotocopiatrici digitali. Il vantaggio essenziale, oltre alla maggiore affidabilità che garantiscono, è quello di poter connettere queste macchine alla rete.
Le fotocopiatrici digitali, eseguita la connessione alla Rete dell'Area Locale (LAN) negli uffici, consentono di fare fotocopie, stampare, scannerizzare delle pagine e inviare dei fax.
Spesso però va tenuto conto che effettuare la connessione delle fotocopiatrici digitale alla rete comporta un’integrazione ai costi di noleggio.
Velocità di stampa
Per stabilire quale macchina meglio si adatta alle esigenze è indispensabile operare una previsione del numero medio di copie e quale sia la velocità richiesta. I consumi medi consentono una divisione nelle seguenti categorie:
- Macchina per uso personale: di solito risponde all’esigenza di un piccolo ufficio (più di 12 pagg./min);
- copiatrice a basso consumo: piccoli uffici o dipartimenti di grandi aziende/organizzazioni,spesso, richiedono funzioni un tempo disponibili solo su stampanti ad alto consumo (processo di stampa fronte-retro e cucitura). Sono in grado più di 15-30 pagg. al minuto;
-Macchina a medio consumo. Si caratterizzano rispetto a quelle precedenti per la maggiore capienza di carta e per la presenza di toner che consente di stampare ad una velocità tale da soddisfare la maggioranza delle PMI. Spesso ha delle funzioni specifiche come il mettifoglio automatico (ADF) o lo smistatore Stampa più di 30-80 pagg. al minuto;
- Fotocopiatrice ad alto consumo: Per tutte quelle realtà che fanno un uso molto importante e consistente di fotocopie. Dotata della tecnologia più avanzata, questa macchina è in grado di stampare ad alti livelli di efficienza con una notevole capienza di carta. Stampa a più di 70-120 pagg al minuto;
Funzioni ed opzioni principali
Una copiatrice produttiva non ha bisogno di essere integrata con altri accessori. Comperare accessori aggiuntivi, infatti non solo fa lievitare il prezzo iniziale, ma anche il canone versato per farne la manutenzione ordinaria. Per cui conviene ponderare bene la scelta a seconda delle specifiche esigenze.
Le funzioni accessorie più comuni sono:
- Alimentatore o ADF: permette di piazzare un gruppo di originali sulla macchina, che automaticamente li prende e li fotocopia;
- Copia fronte-retro: stampare in maniera automatica su entrambi i lati del foglio;
- Fascicolatore o FINISHER: consente di separare le copie, distinguerle in gruppi e, qualora fosse necessario, spillarle;
- Scheda PRINT: consente alla macchina anche di operare delle stampe sia in locale che in rete;
- Scheda FAX: consente di utilizzare la macchina proprio come un fax sia per l’invio che per la ricezione;
Ma fatta un’analisi un po’ più tecniche delle tecnologie del settore cerchiamo di capire quali vantaggi e svantaggi ci sono nell’acquisto, nel leasing o nel noleggio di fotocopiatrici.
Comprando direttamente la copiatrice, l’acquirente direttamente i beni deve eseguire il piano di ammortamento previsto per i beni strumentali per la totalità della fattura emessa e inserirlo alla voce dei costi aziendali. L’acquirente, effettuato l’acquisto diventa direttamente responsabile del regolare funzionamento della fotocopiatrice e può tutelarsi solamente mediante un accordo per l’assistenza tecnica a pagamento .
Un’altra formula molto utilizzata fino a pochi anni fa è quella del Leasing
L’acquirente porta in ammortamento solo l’acconto.
L’acquirente, effettuato l’accordo di leasing diventa comunque direttamente responsabile del regolare funzionamento della fotocopiatrice e può tutelarsi solamente mediante un accordo per l’assistenza tecnica a pagamento.
Il Cliente porta in ammortamento alcuna cifra ed essendo la macchina di proprietà della società che gliela affitta, non inserisce alcuna voce nei costi aziendali. In compenso, però, possono essere dedotti tutti i canoni ( IVA inclusa).
A differenza delle prime 2 opzioni, in questo caso l’acquirente non è direttamente responsabile del regolare andamento della fotocopiatrice presa a noleggio perché, inclusa nel canone, c’è anche l’assistenza tecnica e i materiali di consumo. Questa sembra essere la migliore soluzione, così come riportato nella nostra precedente inchiesta relativa al noleggio dei Pc, per combattere l’obsolescenza delle fotocopiatrici.
Come era stato già presentato nella nostra precedente inchiesta relativa al noleggio dei Pc
La durata di questi contratti può variare dai 24 ai 60 mesi ed alla fine del rapporto il Cliente può:
1)Restituire le macchine e aderire ad un altro contratto di Noleggio:
2)Rinnovare il contratto
3)Decidere di acquistare la macchina |
